Dans le cadre de son développement, le GIP FTLV recherche son futur assistant administratif

Coordination, mise en forme et suivi administratif des actions mises en œuvre dans le cadre du projet Ambition 21 : récolte d’informations, compilation et rédaction de documents, renseignement et mise à jour des bases de données, fourniture d’indicateurs etc.

– Appui à la gestion des vacations : recueil des pièces justificatives, renseignement des bases de données, etc.

– Rédaction des comptes rendus de réunions ;

– Collecte des rapports et comptes rendus des collaborateurs ;

– Renseignement des bases de données de suivi de projet : création de réunions, de feuilles d’émargement, insertion des justificatifs (comptes rendus, photos, etc.) ;

– Gestion des archives physiques et numériques liées au projet ;

– Suivi de l’inventaire des dispositifs du projet ;

– Application des procédures d’achats en collaboration avec les services du GIP-FTLV (services en charge du suivi financier du projet) : devis, cahier des charges, expression de besoin, réservation d’hébergement, de transport (notamment à l’étranger), etc.

– Renseignement des plannings du projet ;

– Appui à la communication sur les réseaux sociaux, les sites internet ;

– Études prospectives pour l’organisation des déplacements, des séminaires : visites préalables des sites, consultation de sites internet, etc. ;

– Appui à l’organisation des déplacements lors de séminaires nationaux et internationaux : aide à la rédaction des programmes, des déroulés, liste des personnes à convoquer, réservation d’hébergement et de transport en lien avec le GIP FTLV, etc.

– Appui à l’organisation de réunions

– Appui à la réalisation de bilans.

Formation :

Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (exigé)

Expérience :

– Participation à l’organisation d’évènement de manifestation : conseillé.

– Suivi administratif : demandé.

Les savoirs :

– Maîtrise d’outils de communication et d’informatique (suite Office, etc.) ;

– Transmission des informations et capacités de coordination ;

– Une certaine pratique de l’anglais oral serait un atout.

Les savoir-faire :

– Techniques de prise de notes ;

– Capacité à organiser son activité et à en rendre compte ;

– Travail en équipe ;

– Capacité d’anticipation ;

– Être à l’aise avec les chiffres ;

– Capacité à gérer les priorités ;

– Adaptabilité.

Les comportements professionnels :

– Sens relationnel développé ;

– Autonomie ;

– Esprit d’initiative ;

– Sens de l’organisation.

– CDD du 25.08.23 au 31.08.24 renouvelable – Temps complet – 100% (37h30/semaine)

– 25 jours de congés payés + 20 jours d’ARTT + 2 jours de fractionnement (47 jours à l’année)

– Lieu d’exercice : Délégation Académique au Numérique Éducatif- Rectorat de Nancy-Metz – Site Saurupt – Nancy

– Déplacements ponctuels lors de séminaires et de réunions

– Salaire : Selon expérience entre 1940€ brut 2030€ brut

– Date de début prévue : 25/08/2023