Assistant Administratif (H/F)

Mis à jour le 5 février 2025

Le GRETA-CFA Lorraine Centre recherche un(e) assistant(e) administratif pour l’UFA (Unité de Formation par Apprentissage) Jean Prouvé de Nancy.

 

ACTIVITES PRINCIPALES

  • Contribuer à l’accueil

Accueil, orientation et apport des premières informations à l’interlocuteur

 

  • Contribuer à l’organisation des réunions

Rédiger et envoyer les convocations

Organisation matérielle (réservation de salle)

Elaborer et diffuser les comptes-rendus

 

  • Contribuer au fonctionnement administratif

Réceptionner, traiter et envoyer le courrier (papier et électronique)

Réaliser et transmettre les différentes enquêtes

Veiller à la transmission des documents de communication d’information

Commander le matériel pour l’administration

Etablir et transmettre les conventions de stages des SFP et suivi

Inscrire les apprentis à l’examen

Réceptionner les feuilles heures de cours des vacataires et comptabiliser les heures à la fin de chaque mois pour remonter au service paie du GRETA

 

  • Assurer l’inscription des apprentis

Gestion prospect

Vérification, suivi et saisie des contrats d’apprentissage

Gérer les ruptures de contrat – transmission informations aux OPCO et service gestion du GRETA

 

  • Contribuer à la gestion de base et de données et de tableaux de bord

Constituer et gérer la base YPAREO de données apprentis, employeurs, listes et feuilles émargement

Suivre les effectifs

Suivi des aides à destination des apprentis : demi-pension, aide au financement du permis B avec l’ASP…

 

  • Contribuer à la promotion de l’UFA

Mettre à jour les différents supports de communication : site internet, plaquettes, diaporamas

Gestion des portails web Netypareo (apprentis, formateurs, entreprises)

 

COMPETENCES PRINCIPALES

Maîtrise des logiciels de bureautique et d’informatique

Connaître la structure du GRETA-CFA, l’environnement institutionnel et la réglementation de l’apprentissage

Maîtriser les outils de bureautique et d’informatique de gestion spécialisée (YMAG – Yparéo)

Connaître la structure et le fonctionnement des OPCO, l’environnement et les compétences des OPCO dans le domaine de l’apprentissage

 

ENVIRONNEMENT ET FORMATION

Quotité de travail : 100%

Lieu d’exercice : UFA Jean PROUVE – NANCY